PRINSIP DAN PENGGUNAAN SISTEM

A.      Tinjauan Umum tentang Sistem.

1.      Definisi sistem.

Banyak ahli yang mendefinisikan pengertian sistem. Beberapa definisi sitem menurut para ahli, antara lain:

a.       Menurut Ludwig Von Bartalanfy, sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

b.      Menurut Anatol Raporot, sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

c.       Menurut L.Ackof, sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

d.      Gordon B.Davis menyatakan bahwa, sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

e.       Raymond Mcleod menyatakan bahwa sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.

Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat dinyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai contoh; sistem komputer. Sistem komputer terdiri dari software, hardware, dan brainware. Ketiganya merupakan elemen yang memiliki fungsinya masing-masing, dan saling berhubungan. Pengoperasian komputer bertujuan untuk memudahkan kerja manusia. Pengoperasian tersebut dapat berjalan karena sistem komputer bekerja.

Dalam lingkup dunia pendidikan, dapat dicotohkan sistem sekolah. Secara garis besar, sistem sekolah terdiri dari proses pembelajaran, managemen sekolah, dan kultur sekolah. Ketiganya merupakan elemen yang membentuk sistem persekolahan dengan fungsinya masing-masing. Ketiga elemen tersebut saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai visi dan misi sebagai tujuan sekolah.

2.      Syarat-syarat sistem.

Kata sistem mensyaratkan bahwa ada unsur keteraturan yang bekerja di dalamnya. Sistem dapat dianalogikan sebagaimana benda yang bekerja secara mekanis. Oleh karenanya, agar suatu hal bisa disebut sebagai sistem, maka harus memenuhi beberapa syarat. Syarat-syarat sistem antara lain:

a.       Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

Merancang suatu sistem, berarti mempersiapkan elemen-elemen yang dibutuhkan agar sistem dapat bekerja secara porposional dan optimal. Sistem tersebut harus mampu mengatasi permasalahan yang telah ada sebelumnya, termasuk memiliki kemampuan memprediksi serta mampu mengatasi permasalahan yang akan timbul. Sistem dikatakan berhasil manakala sistem tersebut dapat mengakomodir kebutuhannya, menghasilkan means-end yang diharapkan, dan mampu menyelesaikan masalah.

Penyelesaian masalah yang dihadapi termasuk means-end suatu sistem. Dalam merancang suatu sistem, elemen-elemen sistem dipersiapkan sedemikian rupa sesuai fungsinya. Penyelesaian masalah dapat terjadi pada tingkat subsistem dan oleh sistem itu sendiri.  Pada tingkat subsistem, penyelesaian masalah dilakukan oleh elemen sistem, yang berarti penyelesaian masalah oleh bagian dari sistem secara parsial. Sedangkan pada tingkat sistem, penyelesaian masalah terjadi pada tingkatan sistem sendiri atau dengan kata lain, dilakukan oleh sistem secara utuh.

b.      Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

Elemen sistem sebagai bagian dari sistem, disatukan dalam pengorganisasian elemen. Setiap elemen berinteraksi dan terintegrasi dalam pengorganisasian tersebut. Pengorganisasian elemen menimbulkan hubungan interdependensi diantara elemen-elemen sebagai unsur pembentuk sistem. Pengorganisasian, interaksi, integrasi, dan interdependensi antar elemen tersebut dimaksudkan untuk mencapai tujuan pokok. Berikut visualisasinya:

Elemen sistem/ subsitem

Elemen sistem/ subsitem

Elemen sistem/ subsitem

Elemen sistem/ subsitem

TARGET

TARGET

TARGET

TARGET

pengorganisasian

S I S T EM

Main Objection/ Tujuan utama

interaksi

interdependensi

integrasi

Grand Planning

Plan

Plan

 

Skema 1. Setiap elemen harus mempunyai rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan elemen (target).

Keterangan:

1)      Pengorganisasian mencakup struktur dan fungsi organisasi. Struktur organisasi bersifat hirearkhis, yakni terdapat tingkatan terutama dalam wewenang, tanggung jawab yang dipikul, dan distribusi tugas. Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap elemen maupun sub elemen.

2)      Interaksi yakni saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.

3)      Interdependensi, yakni bagian yang satumempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.

4)      Integritas yakni suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.

5)      Tujuan utama yakni pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.

Sebagai contoh, salah satu visi Sekolah Mengengah Kejuruan adalah menghasilkan sumber daya manusia yang siap disalurkan di dunia kerja, dunia industri. Untuk bisa disalurkan di dunia kerja dan dunia industri, kualitas lulusan harus memenuhi syarat penguasaan kompetisi dalam tiga ranah pendidikan, baik kognisi, afeksi, maupun psikomotor. Pencapaian ‘goal’ dilakukan oleh sistem yang merupakan penggabungan ‘goal’ dari setiap elemen/ subsitem, juga ‘goal’ yang diraih oleh sistem secara utuh.

Proses pembelajaran yang mampu mencakup ketiga ranah pendidikan dapat dilakukan dengan dukungan semua elemen, yakni kurikulum, managemen sekolah, dan kultur sekolah. Setiap elemen memiliki target dan deskripsi tugas masing-masing. Pencapaian target setiap elemen harus diawali dengan perencanaan yang matang, mulai dari input – proses – output. Target yang dicapai oleh elemen atau subsitem diselaraskan menjadi tujuan utama sistem.

c.       Adanya hubungan diantara elemen sistem.

Elemen sistem atau disebut juga dengan subsistem memiliki hubungan yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya. Dalam menjalankan fungsinya, elemen sistem tidak bisa tanpa keterlibatan elemen yang lain. Keberadaan setiap elemen diposisikan sebagai pendukung dan penunjang diantara elemen-elemen sistem yang ada. Kelebihan suatu elemen akan mampu menutupi kekurangan elemen yang lain, demikian pula sebaliknya. Hubungan tersebut bersifat mekanis, karena jika salah satu elemen mengalami ‘kemandegan’ maka sistem akan terganggu, bahkan sistem akan tidak berjalan. Sistem yang tidak berjalan tentunya tidak dapat meraih main objection-nya.

Ini berarti hubungan-hubungan seperti pengorganisasian, interaksi, interdependensi, dan integrasi memang sengaja diciptakan dalam sistem, untuk meraih tujuan utama. Hubungan-hubungan tersebut memposisikan setiap elemen agar bekerja sama dengan solid.

d.      Unsur dasar dari proses (baik berupa arus informasi, energi, maupun material) lebih penting dari pada elemen sistem.

Penyataan di atas, sepintas terasa kontradiktif dengan keharusan adanya elemen sistem sebagai unsur penting yang membentuk suatu sistem. Namun demikian, pernyataan tersebut bukan tanpa alasan. Elemen sistem lahir atau dibentuk dari unsur dasar sebuah proses. Tanpa adanya unsur dasar dari proses maka elemen sistem tidak akan ada. Elemen sistem dapat menentukan rencana, mematok target, dan menyatakan fungsinya jika unsur dasar dari proses telah ada, telah terklasifikasi, dan telah jelas kedudukannya.

e.       Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Tujuan organisasi menunjuk pada main objection, atau visi dan misi organisasi yang hendak dicapai. Dalam sistem, meskipun setiap elemennya memiliki target atau tujuan, namun semua tujuan tersebut dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasi secara utuh, bukan keberhasilan yang bersifat parsial saja. Oleh karenanya penyelarasan tujuan setiap elemen ke dalam tujuan utama organisasi menjadi hal yang penting, agar sistem tidak terpecah. Keberhasilan mencapai tujuan elemen dijadikan sebagai ‘kendaraan’ untuk meraih keberhasilan sistem dalam mencetak ‘goal’ yang diharapkan.

3.      Pembagian sistem secara garis besar.

Secara garis besar, sistem dapat dibagi menjadi dua, yakni sistem fisik (physical system) dan sistem abstrak (abstrack system). Berikut penjelasan singkatnya:

a.       Sistem fisik (physical system), yakni kumpulan elemen-elemen atau unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik, serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya. Sebagai contoh sistem persekolahan. Sistem persekolahan memiliki elemen diantaranya à sumber daya manusia baik organisasi sekolah (menunjuk pada managemen, pengajar, karyawan) dan peserta didiknya.

b.      Sistem abstrak (abstract system), yakni sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya. Sebagai contoh sistem teologi, dimana hubungan antara manusia dengan Tuhan sebagai salah satu elemennya.

B.       Prinsip dan Penggunaan Sistem secara Umum.

Prinsip dan penggunaan sistem menunjuk pada cara kerja, klasifikasi atau jenis, karakteristik atau sifat-sifat yang melekat padanya, agar sistem dapat bekerja. Berikut adalah deskripsinya msing-masing:

1.      Model umum sistem.

Model umum sistem berarti bagai mana cara suatu sistem bekerja. Secara umum, sistem memiliki dua model, yaitu:

a.       Model sistem sederhana.

INPUT

OUTPUT

PROSES

 

Skema 2. Model sistem sederhana.

Contoh: data peserta didik (nama, presensensi, nilai, partisipasi) à diproses à menjadi daftar nilai semester.

b.      Model sistem kompleks.

Model sistem ini dikatakan kompleks karena terdapat banyak input dan output.

PROSES

Input 1

Input 2

Output 1

………

Output 2

……..

Input n

Output n

 

Skema 3. Model sistem dengan banyak input dan output.

Contoh: Matriks à inputnya banyak, outputnya juga banyak. Dalam hal ini misalnya penerimaan siswa baru di SMK favorit. Nilai UN; hasil tes tertulis, wawancara, psikotes; minat terhadap pilihan jurusan; kapasitas penerimaan; perangkingan pendaftar à diproses à siswa yang diterima masuk SMK beserta pembagian kelas dan jurusannya.

2.      Klasifikasi sistem.

Klasifikasi sistem menunjuk pada beragam jenis sistem yang ada. Berikut uraiannya:

a.      Deterministic system.

Sistem dimana operasi-operasi (input – output) yang terjadi di dalamnya dapat ditentukan atau diketahui dengan pasti. Contoh: program computer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

b.      Probabilistik system.

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti. Ini dikarenakan, selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem. Contoh: sistem penilaian ujian nasional, meski dapat dipresiksi dari hasil kegiatan try out, namun tetap ada penyimpangan.

c.       Open system.

Sistem yang mengalami pertukaran energy, materi, atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contoh: sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi. Dalam sistem bisnis, kemampuan adaptasi digunakan untuk menghadapi persaingan pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak apat menyesuaikan diri akan tersingkir.

d.      Closed system.

Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energy, atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Contoh: reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

e.       Relatively closed system.

Sistem yang tertutup, tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu. Contoh: sistem kemasyarakat suku Badui.

f.        Artificial system.

Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam, dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain, tiruan yang ada di alam. Contoh: sistem simulasi kejadian alam dan imbas yang ditimbulkannya. Dalam pembuatan bendungan, dibuat maket dengan berbagai simulasi kejadian untuk mengetahuidaya dan tingkat ketahanan bangunan fisik bendungan.

g.      Natural system.

Sistem yang terbentuk dari kejadian alam. Contoh: laut, tata surya, atmosfer, dan sebagainya.

h.      Manned system.

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Contoh: sistem pembelajaran dengan penerapan model-model pembelajaran tertentu, misalakan behavioristik.

3.      Karakteristik sistem.

Menurut Edhi Sutanta (2003), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik sistem mempunyai wilayahnya masing-masing sebagai unsur-unsur pembentuk sistem. Agar lebih memudahkan pemahaman menganai karakteristik sistem, berikut ini akan dideskripsikan mengenai sifat-sifat/karakteristik sebuah sistem, beserta wilayahnya masing-masing:

a.       Mempunyai komponen (components).

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyususnan sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak komponen sistem disebut sebagai subsistem.

b.      Mempunyai batas (boundary).

Batas sistem diperlukan untuk membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain, tanpa adanya bata sistem maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem, abates sistm akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

c.       Mempunyai lingkungan (environments).

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem lingkungan sistem, dapat menguntungkan ataupun merugikan umumnya lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem sedangkan lingkunagn sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.

d.      Mempunyai penghubung/antar muka (interface).

Penghubung (interface) merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Interface bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.

Sub-subsistem

Interface

Subsistem

Sistem

Lingkungan sistem

Bounda r y

 

Skema 4. Wilayah karakteistik sistem yang meliputi komponen. Batas sistem, lingkungan sistem, dan penghubung sistem.

Skema di atas menjelaskan mengenai bagaimana posisi (wilayah) keempat karakter tersebut berada, baik sebagai pembentuk sistem maupun bagaimana komposisi suatu sistem. Kesemuanya menyatakan keterhubungan yang tidak terputus. Dalam komponen sistem (subsistem) sangat dimungkinkan masih memiliki bagian komponen yang lebih kecil lagi (sub-subsistem). Baik sistem, subsistem, maupun sub-subsistem memiliki batasan dan interface. Fungsinya sebagai alur kerja sama dan sebagai pembatas diantaranya, agar tidak terjadi ketumpangtindihan peran dan fungsi, dan tidak terjadi pula penyimpangan-penyimpangan aturan (batasan) yang sudah ditetapkan. 

e.       Mempunyai masukan (input).

Masukan merupakan komponen sistem meliputi segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut, untuk menghasilkan keluaran yang berguna.

f.       Mempunyai pengolahan (processing).

Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.

g.      Mempunyai keluaran (output).

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

h.      Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal).

Dibangunnya suatu sistem pada dasarnya karena untuk mencapai suatu tujuan, atau meraih harapan-harapan tertentu. Sistem tanpa sasaran sama halnya tidak ada arah tujuan, tidak ada alasan yang melatarbelakangi mengapa diperlukan suatu sistem sebagi instrument mekanis untuk mewujudkan visi dan misi. Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem.

i.        Mempunyai kendali (control).

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Oleh karena itu dibutuhkan adanya control. Kontrol ini bisa berwujud seperangkat aturan teknis dan segala tindakan nyatanya agar sistem berjalan sebagaimana mestinya.

j.        Mempunyai umpan balik (feed back).

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control system), untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

KENDALI

Feed back

Output

input

proses

feedforward

 

Skema 5. Posisi komponen-komponen sistem, berkaitan dengan prinsip/cara kerja sistem.

Pada dasarnya, pencapaian sasaran sistem berangkat dari pencapaian sasaran oleh komponen sistem yang paling kecil. Bahkan sub-subsistem pun dimungkinkan masih memiliki bagian sub yang membentuknya. Prinsip/cara kerja sistem dilakukan secara mekanis bahkan untuk hal yang sangat detail.

Prinsip/cara kerja sistem mebentuk alur mekanis yang dimulai dari ketersediaan input – pemrosesan – dihasilkan output. Tidak berhenti sampai di sini, hasil (output) perlu diberikan umpan balik. Umpan balik ini meliputi tindakan-tindakan baik berupa analisis, filtering, koreksi, maupun penilaian terhadap output, yang nantinya dapat menjadi input kembali dalam berbagai wujudnya (bisa energy, materi, dan informasi). Feedforward, selain memiliki fungsi cross check terhadap input dan output, secara tidak langsung juga berfungsi sebagai sumber perolehan input dalam alur sistem lanjutan. Sistem harus memiliki kendali.

Kendali dalam hal ini berupa seperangkat aturan kerja, kebijakan sistem, hirearkhi pertanggung jawaban, serta pemimpin dalam berbagai tingkatan organisasi dalam sistem. Prinsip/cara kerja kendali, terjadi pada setiap alur mekanis sistem. Maksudnya agar sistem berjalan sebagaimana mestinya, tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan, mampu mencapai sasaran dalam berbagai tingkatan paling mikro sampai sasaran sistem dalam tingkat makro.