Prinsip dan Penggunaan Sistem untuk Menciptakan kultur Sekolah yang Ideal

A.      Penggunaan Sistem untuk Menciptakan Kultur Sekolah yang Ideal.

Secara nyata, kultur sekolah merupakan bagian dari sistem, atau sebagai salah satu unsur pembentuk sistem. Namun dalam porsi yang berbeda, kultur sekolah justru menjadi tujuan sistem itu sendiri. Sistem digunakan sebagai instrument untuk meraih tujuan-tujuan tertentu. Dalam hal ini, sistem juga sebagai instrument untuk menciptakan kultur sekolah yang ideal. Memiliki kultur sekolah yang ideal merupakan tujuan yang termaktub dalam visi dan misi setiap lembaga pendidikan.

Budaya sekolah adalah nilai-nilai dominan yang didukung oleh sekolah atau falsafah yang menuntun kebijakan sekolah terhadap semua unsur dan komponen sekolah, termasuk stakeholder pendidikan. Ini seperti cara melaksanakan pekerjaan di sekolah serta asumsi atau kepercayaan dasar yang dianut oleh personil sekolah. Budaya sekolah menunjuk pada suatu sistem nilai, kepercayaan, dan norma-norma yang diterima secara bersama, serta dilaksanakan dengan penuh kesadaran sebagai perilaku alami, yang dibentuk oleh lingkungan yang menciptakan pemahaman yang sama diantara seluruh unsur dan personil sekolah, baik itu kepala sekolah, guru, staf, peserta didik, dan jika perlu membentuk opini masyarakat yang sama dengan sekolah.

Pengembangan budaya sekolah sebagai bagian dari unsur pembentuk sistem dan sebagai tujuan sistem memiliki berbagai manfaat. Beberapa manfaat yang bisa diambil dari upaya pengembangan budaya sekolah, diantaranya:

1.      Menjamin kualitas kerja yang lebih baik.

2.      Membuka seluruh jaringan dan komunikasi dari segala jenis dan level, baik komunikasi vertikal maupun horisontal.

3.      Lebih terbuka dan transparan.

4.      Menciptakan kebersamaan dan rasa saling memiliki yang tinggi.

5.      Meningkatkan rasa solidaritas dan rasa kekeluargaan.

6.      Jika menemukan kesalahan akan segera dapat diperbaiki.

7.      Dapat beradaptasi dengan baik terhadap perkembangan IPTEK.

Selain babarapa manfaat di atas, manfaat lain bagi individu (pribadi) dan kelompok adalah:

1.      Meningkatkan kepuasan kerja.

2.      Pergaulan lebih akrab.

3.      Disiplin meningkat.

4.      Pengawasan fungsional bisa lebih ringan.

5.      Muncul keinginan untuk selalu berbuat proaktif.

6.      Memotivasi untuk terus belajar dan berprestasi.

7.      Selalu ingin memberikan yang terbaik bagi sekolah, keluarga, orang lain, dan diri sendiri.

Manfaat, baik dalam cakupan kelembagaan maupun manfaat bagi individu tersebut, merupakan bentuk kultur sekolah yang diidam-idamkan (kultur sekolah yang ideal). Dalam merancang sistem yang memiliki tujuan untuk menciptakan kultur sekolah yang ideal, harus didasarkan pada prinsip pengembangan budaya sekolah yang terintegrasi dengan sistem itu sendiri. Prinsip-prinsip tersebut, antara lain:

1.      Berfokus pada visi, misi, dan tujuan sekolah.

2.      Penciptaan komunikasi formal dan informal.

3.      Inovatif dan bersedia mengambil resiko.

4.      Memiliki strategi yang jelas.

5.      Berorientasi kinerja.

6.      Sistem evaluasi yang jelas.

7.      Memiliki komitmen yang kuat.

8.      Keputusan berdasarkan konsnsus.

9.      Sistem imbalan yang jelas.

10.  Evaluasi diri.

Penciptaan sistem dengan salah satu tujuannya menciptakan kultur sekolah yang ideal, harus memuat asas-asas pengembangan budaya sekolah, antara lain: (1) kerjasama tim; (2) kemampuan; (3) keinginan; (4) kegembiraan; (5) hormat; (6) jujur; (7) disiplin; (8) empati; serta (9) pengetahuan dan kesopanan.

ANALISIS

Dalam upaya penciptaan kultur sekolah yang ideal, sistem memiliki kedudukan yang penting sebagai instrument untuk mewujudkannya. Ditinjau dari posisi komponen-komponen sistem, yang berkaitan dengan prinsip/cara kerja sistem, budaya organisasi merupakan salah satu input utamanya. Budaya organisasi yang dimaksud, menunjuk pada konsep tentang budaya organisasi dalam konteks persekolahan. Secara sederhana dapat dijelaskan bahwa tujuan akhirnya adalah kultur sekolah yang ideal, dan input utamanya adalah kultur organisasi sekolah yang selama ini telah dianut. Kelompok pemakalah mencoba memformulasikan alur prinsip/cara kerja sistem, berikut ini:

Kultur sekolah yang sudah ada

PROCESSING

Kultur sekolah yang ideal

Sebagai input

Sebagai output

Feedback

Feedback

EVALUASI

KOREKSI

FILTERING

+ / -

kesesuaian

Kesalahan dalam sistem

Keputusan-keputusan

 

Skema 6. Kultur sekolah sebagai input dan output.

Budaya organisasi sebagai salah satu input untuk menghasilkan kultur sekolah yang ideal harus memiliki kemanfaatan, serta mendasarkan pada prinsip dan asas pengembangan budaya sekolah. Dengan kata lain, budaya organisasi sekolah serta budaya sekolah yang telah berlangsung (telah ada) merupakan input yang diproses bersama dengan prinsip dan asas pengembangan budaya sekolah.

Input dalam alur sistem ini menunjuk pada segala sesuatu baik itu informasi, materi, maupun energi. Sebagai asumsi dasar jenis-jenis input mentah tersebut, dapat diidentifikasikan dalam aspek-aspek yang terkategorisasi. Berikut pemetaan aspek tersebut:

1.      Dalam kategori informasi, input mentah dapat berupa:

a.       Seperangkat kebijakan, baik kebijakan eksternal maupun internal.

b.      Pengetahuan organisasi sekolah mengenai demografi lingkungan sekolah maupun demografi warga sekolah.

c.       Pengalaman yang dimiliki pihak sekolah sendiri maupun pengalaman dari lembaga pendidikan lain yang dapat dijadikan sebagai masukkan dalam upaya pengelolaan sumber daya manusia. Disebut sebagai pengelolaan sumber daya manusia, karena manusia merupakan subjek sekaligus objek pembangunan kultur itu sendiri. Demikian halnya dalam membangun kultur sekolah yang ideal, diperlukan pengelolaan sumber daya manusia di dalamnya.

2.      Dalam kategori materi, input mentah dapat berupa:

a.       Warga sekolah, meliputi pimpinan, guru, staf/karyawan, dan peserta didik. Warga sekolah dalam hal ini menunjuk pada posisi warga sekolah sebagai subjek (pelaku, pembawa, pengubah, dan penambah kultur dalam lingkup sekolah), dan sebagai objek yang hendak dijadikan sasaran ‘pemilik’ kultur sekolah yang ideal.

b.      Kondisi sekolah, yang menunjuk pada kondisi fisik sekolah, keberadaan fasilitas-fasilitas di dalamnya, sampai pada kondisi lingkungan sekolah.

c.       Rencana dan rumusan tujuan yang hendak dicapai oleh sekolah, terutama yang berkaitan dengan upaya peningkatan kualitas personel yang mencakup seluruh warga sekolah.

3.      Dalam kategori energi, input mentah dapat berupa:

a.       Jumlah warga sekolah (baik pimpinan, guru, staf/karyawan, dan peserta didik. Menunjuk pada banyak atau sedikitnya jumlah keseluruhan warga sekolah maupun jumlah setiap cluster (jumlah personel pada level managerial, jumlah pendidik, jumlah peserta didik, dan jumlah staf).

b.      Jumlah personel dalam setiap clusternya dapat untuk menentukan kapasitas fungsional setiap cluster, termasuk kemampuan prediktif munculnya hambatan yang bersumber dari cluster.

Input mentah dalam kategorisasi di atas bukanlah sebuah ‘harga mati’, identifikasi aspek dalam kategori-ketegori tersebut terbuka terhadap penjelasan-penjelasan yang rasional. Tidak menutup pula kemungkinan masih terdapat aspek yang bisa dikategorikan di dalamnya selain aspek-aspek yang telah disebutkan di atas.

Pada alur berikutnya, meskipun proses pengolahan informasi, energi, dan materi telah menghasilkan keluaran yang berupa kultur sekolah yang lebih baik (dari sebelumnya), namun alur sistem tidak berhenti hanya pada tahapan ini. Sistem masih harus bekerja memberikan feedback (umpan balik). Umpan balik ini meliputi sejumlah kegiatan seperti analisis; filtering; koreksi; dan evaluasi. Serangkaian kegiatan ini memiliki tujuan antara lain:

1.      Analisis dilakukan dengan maksud untuk menemukan dan mengidentifikasi kelebihan maupun kelemahan sistem, dengan melihat hasil (output). Dalam kerangka penciptaan kultur sekolah yang ideal, maka dapat diketahui kultur sekolah yang diciptakan oleh sistem memiliki sejumlah kelebihan dan kelemahan apa saja, dimana letak kebaikan maupun keburukannya. Hal-hal semacam itu.

2.      Filtering berkaitan dengan upaya sistem untuk menyaring, kultur apa saja yang sesuai dan tidak sesuai dengan tujuan dan harapan yang ingin dicapai. Selanjutnya dilakukan langkah ‘mempertahankan’ atau ‘meninggalkan’ unsur-unsur kultur sekolah berdasarkan kesesuaiannya (live or leave out).

3.      Correction (koreksi), yakni langkah yang dilakukan untuk memeriksa terjadinya kesalahan-kesalahan maupun penyimpangan-penyimpangan dalam alur sistem. Tahapan ini juga dilakukan dengan melihat hasil (output). Caranya dengan menelusur ketidaksesuaian hasil dan mencari tahu penyebabnya. Koreksi juga bertujuan untuk memperbaiki alur kerja sistem.

4.      Evaluation (penilaian), yakni langkah lanjutan yang bertujuan untuk memberikan penilaian hasil (output) yang telah mengalami proses alur sistem berupa analisis, filtering, dan koreksi. Penilaian dijadikan sebagai dasar untuk membuat keputusan-keputusan terkait dengan tindak lanjut hasil yang dapat dijadikan sebagai input untuk pemrosesan selanjutnya. Sama halnya, proses penilaian ini akan menghasilkan informasi, materi, maupun energy yang telah terseleksi dan dapat dijadikan sebagai input dalam alur sistem yang terus berputar.

Sistem yang bekerja optimal adalah sistem yang tidak berhenti beroperasi meskipun telah menghasilkan output sebagai tujuan sistem. Sistem bekerja secara mekanis dan berkelanjutan. Jika sistem berhenti pada tahap input – proses – output saja, tanpa ada feedback dan kelanjutannya, maka sistem tersebut akan menjadi statis. Pencapaian sistem hanya akan ‘begitu-begitu saja’ tanpa ada peningkatan kualitas outputnya. Demikian halnya dalam upaya penciptaan kultur sekolah yang ideal. Sistem harus tanggap dan reaktif terhadap hal-hal yang mempengaruhi jalannya sistem. Oleh karenanya fungsi unsur kendali dalam melakukan pengawasan dan seperangkat kewenangan pengendalian lainnya harus tetap dilakukan pada setiap alur kerja sistem.

Sistem harus dirancang sedemikian rupa agar ia peka terhadap aspek-aspek yang mempengaruhi alur sistem. Selain faktor internal yang dapat memberikan pengaruh terhadap sistem, sistem tersebut harus pula dirancang agar peka terhadap faktor eksternal, dalam hal ini menunjuk pada lingkungan sistem. Apalagi jika kultur sekolah yang ideal yang menjadi tujuannya. Faktor eksternal memiliki sumbangan terhadap pembentukan, wilayah sistem, serta prinsip kerja sistem.

Perumusan sistem ditinjau dari wilayah karakteristik sistem, diawali dengan mengidentifikasi aspek-aspek yang berkaitan dengan karakteristik sistem yang berfokus pada ‘wilayah’ sistem. Mengidentifikasi aspek-aspek tersebut menjadi langkah yang penting, karena dengan mengetahui aspek-aspek apa saja yang dibutuhkan dan berkaitan dengan pembentukan sistem, maka langkah untuk memposisikan aspek-aspek tersebut akan menjadi lebih terarah. Sistem memiliki prinsip kerja mekanis, artinya keteraturan, merupakan hal utama agar sistem dapat berfungsi sebagaimana mustinya. Mengenali bagian-bagian ‘wilayah’ sistem dimaksudkan agar aspek-aspek yang dibutuhkan dan berkaitan dengan pembentukan sistem dapat teraplikasi dengan baik.  Berikut adalah formulasi wilayah karakteristik sistem untuk menciptakan kultur sekolah yang ideal, yang diformulasikan oleh kelompok pemakalah:

1

2

3

4

5

6

 

Skema 7. Formulasi penempatan aspek-aspek yang dibutuhkan dan terkait dalam pembentukan sistem ke dalam karakteristik ‘wilayah’ sistem.

Skema 7 di atas merupakan bentuk penerapan formulasi dasar sebagaimana tergambar dalam skema 4. Upaya untuk menciptakan kultur sekolah yang ideal melalui sebuah sistem, selain dengan merumuskan detail alur sistem, juga dengan menentukan aspek apa saja yang termasuk dalam wilayah karakteristik sistem. Berikut akan dijelaskan secara rinci:

1.      Sistem.

Menciptakan sebuah kultur sekolah yang ideal dilakukan oleh sistem. Sistem dalam hal ini adalah sistem pendidikan yang diterapkan di lembaga persekolahan. Pengertian tersebut, tentu memiliki cakupan yang lebih sempit jika dibandingkan dengan sistem pendidikan dalam tataran general. Sistem dirancang sedemikian rupa agar bekerja secara mekanis untuk mencapai tujuan (dalam hal ini visi dan misi sekolah). Salah satu visi dan misi sekolah adalah menciptakan kultur sekolah yang ideal. Sistem harus diarahkan untuk mencapai tujuan tersebut.

2.      Komponen/subsistem.

Komponen sistem (subsistem) sebagai bagian-bagian pembentuk sistem dengan fokus pada tujuan menciptakan kultur sekolah yang ideal, dapat diidentifikasikan dalam tiga aspek utama sistem pendidikan, antara lain: (1) managemen sekolah; (2) proses pembelajaran; dan (3) kultur sekolah. Penentuan ketiga aspek tersebut mengadaptasi tiga aspek utama pembentuk sistem pendidikan dalam tataran general.

Perlu diingat, mengapa kultur sekolah selain sebagai tujuan juga sebagai komponen sistem, karena kultur sekolah berposisi sebagai input dan output dalam alur sistem. Tiga aspek utama tersebut diposisikan sebagai komponen sistem karena masing-masing memiliki fungsi penggerak organisasi sekolah. Ketiganya sebagai ‘agen’ yang berkaitan langsung dengan upaya penciptaan kultur sekolah yang ideal.

3.      Sub-subsistem.

Sistem yang baik, terdiri dari komponen-komponen yang membentuknya, dimana setiap komponen masih memiliki bagian komponen yang lebih kecil lagi atau disebut dengan sub-subsistem. Bahkan tidak jarang terdapat suatu sistem yang sub-subsistemnya masih memiliki komponen yang lebih kecil lagi. Hal ini sesuai dengan prinsip pengorganisasian dalam suatu sistem. Dalam upaya menciptakan kultur sekolah yang ideal, komponen-komponen utama sistem seperti managemen sekolah, proses pembelajaran, serta kultur sekolah memiliki subsistemnya masing-masing, yakni:

a.       Managemen sekolah, dilihat dari sisi pengorganisasian, terdiri dari: (1)  kepala sekolah sebagai pimpinan; (2) seperangkat organisasi seperti sarana prasarana, kurikulum, kesiswaan, humas; (3) Komite sekolah; serta (4) stakeholder.

b.      Proses pembelajaran, dilihat dari sisi pengorganisasian sebagai pembentuk subsistem, antara lain: (1) kurikulum; (2) pendidik dan peserta didik; (3) berbagai fasilitas dan perangkat pembelajaran.

c.       Kultur sekolah, dilihat dari sisi pengorganisasian sebagai pembentuk subsistem, terdiri dari: (1) seperangkat aturan dan tata tertib di setiap level; (2) kebiasaan yang tumbuh dan berkembang diantara warga dan lingkungan sekolah; (3) cita-cita dan harapan yang hendak dicapai terutama dalam penciptaan kultur sekolah itu sendiri.

Pengorganisasian berbagai input ke dalam komponen/subsistem dan sub-subsistem akan diikuti dengan terciptanya hubungan-hubungan yang interaktif, interdependentif, integrative secara otomatis. Dengan demikian kultur sekolah yang ideal sebagai main objection akan dapat terwujudkan. Meskipun masih dalam tataran teoritis, ini membentuk suatu hipotesa bahwa penerapan sistem dengan alur demikian akan mampu meraih tujuannya.

Tidak dipungkiri pula bahwa dalam pengoperasian sistem selalu saja dapat dipastikan munculnya hambatan-hambatan yang dapat mempengaruhi berjalannya sistem. Akan tetapi dengan pengorganisasian sub-subsistem yang jelas maka kemunculan hambatan dapat diprediksi, dapat segera diketahui, dan dapat segera diatasi.

4.      Boundary.

Setiap sistem pasti memiliki batasan (boundary). Demikian halnya dengan koponen/subsistem dan sub-subsistem. Boundary ini menunjuk pada batasan yang dimiliki oleh setiap bagian maupun tingkatan dalam sistem. Batasan berfungsi untuk memperjelas tugas dan wewenang sistem, komponen/subsistem, serta sub-subsistem. Termasuk fungsinya masing-masing. Batasan memiliki arti penting, agar tidak terjadi over leap atau ketumpang tindihan fungsi masing-masing beserta garis pertanggungjawaban setiap bagian. Batasan juga menjadikan sistem akan fokus dalam meraih tujuan-tujuannya. Selain itu batasan berperan pula ‘menangkal’ pengaruh-pengaruh dari luar yang akan berdampak pada berjalannya sistem.

Dalam upaya penciptaan kultur sekolah yang ideal dengan menggunakan sistem sebagai instrumennya, maka batasan sistem dalam hal ini menunjuk pada fungsi kendali (kontrol), dimana fungsi ini dipegang oleh:

a.       Hirearkhi kepemimpinan, mulai dari kepala sekolah hingga tingkatan kepemimpinan di bawahnya.

b.      Tugas dan wewenang setiap subsistem sudah jelas.

c.       Kebijakan (seperangkat aturan) yang mengatur bekerjanya sistem juga sudah ada.

d.      Penerapan reward and punishment dalam sistem.

5.      Lingkungan sistem.

Lingkungan sistem dalam sistem persekolahan menunjuk pada lingkungan alam maupun  sosial di luar sekolah. Lingkungan sistem dalam hal ini juga menunjuk pada stakeholder yang memiliki hubungan kontinuitas maupun hubungan incidental dengan sekolah sebagai sistem. Berkaitan dengan penciptaan kultur sekolah yang ideal, masyarakat yang tinggal di wilayah yang ditempati oleh sekolah turut mempengaruhi berjalannya sistem. Masyarakat dalam hal ini tidak hanya menunjuk pada masyarakat luas tetapi menunjuk pula pada entitas-entitas kelembagaan.

Ini dikarenakan, nilai-nilai sosial tidak hanya dimiliki oleh masyarakat dalam artian kumpulan manusia yang tingga di wilayah tertentu. Entitas kelembagaan pun memiliki nilai-nilai sosial yang turut mempengaruhi lingkungan sistem. Terutama nilai-nilai sosial kemasyarakatan yang tumbuh dan berkembang di wilayah tersebut. Prinsipnya, nilai-nilai positif senantiasa dipertahankan, sedangkan nilai-nilai negative tentu harus ditinggalkan.

6.      Interface.

Hubungan komunikasi antar komponen sistem dapat terjadi dalam keseharian berjalannya sistem. Komunikasi ini dapat bersifat formal maupun informal. Komunikasi multi dimensional sangat dibutuhkan oleh sistem dalam menjaga kerjasama dan hubungan yang sinergis. Interface juga berfungsi sebagai saluran untuk pendistribusian kerja antar komponen dan sub-subsistem. Pemenuhan sasaran dalam level subsistem dikomunikasikan melalui interface ini agar sejalan dengan main objection sistem secara utuh. Dalam lingkup penciptaan kultur sekolah yang ideal, setiap komponen proaktif dalam mengkomunikasikan kebutuhan-kebutuhannya, kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya, bahkan hubungan baik yang terjaga diantara individu-individunya.

Prinsip dan penggunaan sistem untuk menciptakan kultur sekolah yang ideal, dipandang sebagai instrument wajib yang mampu mengolah berbagai input dan memrosesnya menjadi output yang dicita-citakan. Namun demikian alur kerja sistem selain bersifat mekanis, juga memiliki sifat dinamis. Sistem tidak akan berhenti bekerja meskipun telah dihasilkan suatu output. Keberhasilan dalam meraih tujuan senantiasa mengalami proses recycling demi peningkatan kualitas setiap aspek yang dibutuhkan dalam input hingga dicapainya tujuan sistem. Pada akhirnya, sistem tidaklah lebih dari sekadar rancangan kerja, manakala manusia sebagai ‘penggerak’ sistem enggan untuk berinovasi dan peka terhadap hal-hal yang mempengaruhi jalannya sistem. Sistem adalah instrument kerja yang mengedepankan kerjasama sinergis setiap komponen yang membentuknya, bahkan komponen yang terkecil sekalipun tetap memiliki fungsinya yang determinan.

PRINSIP DAN PENGGUNAAN SISTEM

A.      Tinjauan Umum tentang Sistem.

1.      Definisi sistem.

Banyak ahli yang mendefinisikan pengertian sistem. Beberapa definisi sitem menurut para ahli, antara lain:

a.       Menurut Ludwig Von Bartalanfy, sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

b.      Menurut Anatol Raporot, sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

c.       Menurut L.Ackof, sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

d.      Gordon B.Davis menyatakan bahwa, sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

e.       Raymond Mcleod menyatakan bahwa sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.

Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat dinyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai contoh; sistem komputer. Sistem komputer terdiri dari software, hardware, dan brainware. Ketiganya merupakan elemen yang memiliki fungsinya masing-masing, dan saling berhubungan. Pengoperasian komputer bertujuan untuk memudahkan kerja manusia. Pengoperasian tersebut dapat berjalan karena sistem komputer bekerja.

Dalam lingkup dunia pendidikan, dapat dicotohkan sistem sekolah. Secara garis besar, sistem sekolah terdiri dari proses pembelajaran, managemen sekolah, dan kultur sekolah. Ketiganya merupakan elemen yang membentuk sistem persekolahan dengan fungsinya masing-masing. Ketiga elemen tersebut saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai visi dan misi sebagai tujuan sekolah.

2.      Syarat-syarat sistem.

Kata sistem mensyaratkan bahwa ada unsur keteraturan yang bekerja di dalamnya. Sistem dapat dianalogikan sebagaimana benda yang bekerja secara mekanis. Oleh karenanya, agar suatu hal bisa disebut sebagai sistem, maka harus memenuhi beberapa syarat. Syarat-syarat sistem antara lain:

a.       Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

Merancang suatu sistem, berarti mempersiapkan elemen-elemen yang dibutuhkan agar sistem dapat bekerja secara porposional dan optimal. Sistem tersebut harus mampu mengatasi permasalahan yang telah ada sebelumnya, termasuk memiliki kemampuan memprediksi serta mampu mengatasi permasalahan yang akan timbul. Sistem dikatakan berhasil manakala sistem tersebut dapat mengakomodir kebutuhannya, menghasilkan means-end yang diharapkan, dan mampu menyelesaikan masalah.

Penyelesaian masalah yang dihadapi termasuk means-end suatu sistem. Dalam merancang suatu sistem, elemen-elemen sistem dipersiapkan sedemikian rupa sesuai fungsinya. Penyelesaian masalah dapat terjadi pada tingkat subsistem dan oleh sistem itu sendiri.  Pada tingkat subsistem, penyelesaian masalah dilakukan oleh elemen sistem, yang berarti penyelesaian masalah oleh bagian dari sistem secara parsial. Sedangkan pada tingkat sistem, penyelesaian masalah terjadi pada tingkatan sistem sendiri atau dengan kata lain, dilakukan oleh sistem secara utuh.

b.      Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

Elemen sistem sebagai bagian dari sistem, disatukan dalam pengorganisasian elemen. Setiap elemen berinteraksi dan terintegrasi dalam pengorganisasian tersebut. Pengorganisasian elemen menimbulkan hubungan interdependensi diantara elemen-elemen sebagai unsur pembentuk sistem. Pengorganisasian, interaksi, integrasi, dan interdependensi antar elemen tersebut dimaksudkan untuk mencapai tujuan pokok. Berikut visualisasinya:

Elemen sistem/ subsitem

Elemen sistem/ subsitem

Elemen sistem/ subsitem

Elemen sistem/ subsitem

TARGET

TARGET

TARGET

TARGET

pengorganisasian

S I S T EM

Main Objection/ Tujuan utama

interaksi

interdependensi

integrasi

Grand Planning

Plan

Plan

 

Skema 1. Setiap elemen harus mempunyai rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan elemen (target).

Keterangan:

1)      Pengorganisasian mencakup struktur dan fungsi organisasi. Struktur organisasi bersifat hirearkhis, yakni terdapat tingkatan terutama dalam wewenang, tanggung jawab yang dipikul, dan distribusi tugas. Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap elemen maupun sub elemen.

2)      Interaksi yakni saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.

3)      Interdependensi, yakni bagian yang satumempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya.

4)      Integritas yakni suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.

5)      Tujuan utama yakni pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.

Sebagai contoh, salah satu visi Sekolah Mengengah Kejuruan adalah menghasilkan sumber daya manusia yang siap disalurkan di dunia kerja, dunia industri. Untuk bisa disalurkan di dunia kerja dan dunia industri, kualitas lulusan harus memenuhi syarat penguasaan kompetisi dalam tiga ranah pendidikan, baik kognisi, afeksi, maupun psikomotor. Pencapaian ‘goal’ dilakukan oleh sistem yang merupakan penggabungan ‘goal’ dari setiap elemen/ subsitem, juga ‘goal’ yang diraih oleh sistem secara utuh.

Proses pembelajaran yang mampu mencakup ketiga ranah pendidikan dapat dilakukan dengan dukungan semua elemen, yakni kurikulum, managemen sekolah, dan kultur sekolah. Setiap elemen memiliki target dan deskripsi tugas masing-masing. Pencapaian target setiap elemen harus diawali dengan perencanaan yang matang, mulai dari input – proses – output. Target yang dicapai oleh elemen atau subsitem diselaraskan menjadi tujuan utama sistem.

c.       Adanya hubungan diantara elemen sistem.

Elemen sistem atau disebut juga dengan subsistem memiliki hubungan yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya. Dalam menjalankan fungsinya, elemen sistem tidak bisa tanpa keterlibatan elemen yang lain. Keberadaan setiap elemen diposisikan sebagai pendukung dan penunjang diantara elemen-elemen sistem yang ada. Kelebihan suatu elemen akan mampu menutupi kekurangan elemen yang lain, demikian pula sebaliknya. Hubungan tersebut bersifat mekanis, karena jika salah satu elemen mengalami ‘kemandegan’ maka sistem akan terganggu, bahkan sistem akan tidak berjalan. Sistem yang tidak berjalan tentunya tidak dapat meraih main objection-nya.

Ini berarti hubungan-hubungan seperti pengorganisasian, interaksi, interdependensi, dan integrasi memang sengaja diciptakan dalam sistem, untuk meraih tujuan utama. Hubungan-hubungan tersebut memposisikan setiap elemen agar bekerja sama dengan solid.

d.      Unsur dasar dari proses (baik berupa arus informasi, energi, maupun material) lebih penting dari pada elemen sistem.

Penyataan di atas, sepintas terasa kontradiktif dengan keharusan adanya elemen sistem sebagai unsur penting yang membentuk suatu sistem. Namun demikian, pernyataan tersebut bukan tanpa alasan. Elemen sistem lahir atau dibentuk dari unsur dasar sebuah proses. Tanpa adanya unsur dasar dari proses maka elemen sistem tidak akan ada. Elemen sistem dapat menentukan rencana, mematok target, dan menyatakan fungsinya jika unsur dasar dari proses telah ada, telah terklasifikasi, dan telah jelas kedudukannya.

e.       Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Tujuan organisasi menunjuk pada main objection, atau visi dan misi organisasi yang hendak dicapai. Dalam sistem, meskipun setiap elemennya memiliki target atau tujuan, namun semua tujuan tersebut dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasi secara utuh, bukan keberhasilan yang bersifat parsial saja. Oleh karenanya penyelarasan tujuan setiap elemen ke dalam tujuan utama organisasi menjadi hal yang penting, agar sistem tidak terpecah. Keberhasilan mencapai tujuan elemen dijadikan sebagai ‘kendaraan’ untuk meraih keberhasilan sistem dalam mencetak ‘goal’ yang diharapkan.

3.      Pembagian sistem secara garis besar.

Secara garis besar, sistem dapat dibagi menjadi dua, yakni sistem fisik (physical system) dan sistem abstrak (abstrack system). Berikut penjelasan singkatnya:

a.       Sistem fisik (physical system), yakni kumpulan elemen-elemen atau unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik, serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya. Sebagai contoh sistem persekolahan. Sistem persekolahan memiliki elemen diantaranya à sumber daya manusia baik organisasi sekolah (menunjuk pada managemen, pengajar, karyawan) dan peserta didiknya.

b.      Sistem abstrak (abstract system), yakni sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya. Sebagai contoh sistem teologi, dimana hubungan antara manusia dengan Tuhan sebagai salah satu elemennya.

B.       Prinsip dan Penggunaan Sistem secara Umum.

Prinsip dan penggunaan sistem menunjuk pada cara kerja, klasifikasi atau jenis, karakteristik atau sifat-sifat yang melekat padanya, agar sistem dapat bekerja. Berikut adalah deskripsinya msing-masing:

1.      Model umum sistem.

Model umum sistem berarti bagai mana cara suatu sistem bekerja. Secara umum, sistem memiliki dua model, yaitu:

a.       Model sistem sederhana.

INPUT

OUTPUT

PROSES

 

Skema 2. Model sistem sederhana.

Contoh: data peserta didik (nama, presensensi, nilai, partisipasi) à diproses à menjadi daftar nilai semester.

b.      Model sistem kompleks.

Model sistem ini dikatakan kompleks karena terdapat banyak input dan output.

PROSES

Input 1

Input 2

Output 1

………

Output 2

……..

Input n

Output n

 

Skema 3. Model sistem dengan banyak input dan output.

Contoh: Matriks à inputnya banyak, outputnya juga banyak. Dalam hal ini misalnya penerimaan siswa baru di SMK favorit. Nilai UN; hasil tes tertulis, wawancara, psikotes; minat terhadap pilihan jurusan; kapasitas penerimaan; perangkingan pendaftar à diproses à siswa yang diterima masuk SMK beserta pembagian kelas dan jurusannya.

2.      Klasifikasi sistem.

Klasifikasi sistem menunjuk pada beragam jenis sistem yang ada. Berikut uraiannya:

a.      Deterministic system.

Sistem dimana operasi-operasi (input – output) yang terjadi di dalamnya dapat ditentukan atau diketahui dengan pasti. Contoh: program computer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

b.      Probabilistik system.

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti. Ini dikarenakan, selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem. Contoh: sistem penilaian ujian nasional, meski dapat dipresiksi dari hasil kegiatan try out, namun tetap ada penyimpangan.

c.       Open system.

Sistem yang mengalami pertukaran energy, materi, atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Contoh: sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi. Dalam sistem bisnis, kemampuan adaptasi digunakan untuk menghadapi persaingan pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak apat menyesuaikan diri akan tersingkir.

d.      Closed system.

Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energy, atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Contoh: reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

e.       Relatively closed system.

Sistem yang tertutup, tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu. Contoh: sistem kemasyarakat suku Badui.

f.        Artificial system.

Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam, dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain, tiruan yang ada di alam. Contoh: sistem simulasi kejadian alam dan imbas yang ditimbulkannya. Dalam pembuatan bendungan, dibuat maket dengan berbagai simulasi kejadian untuk mengetahuidaya dan tingkat ketahanan bangunan fisik bendungan.

g.      Natural system.

Sistem yang terbentuk dari kejadian alam. Contoh: laut, tata surya, atmosfer, dan sebagainya.

h.      Manned system.

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Contoh: sistem pembelajaran dengan penerapan model-model pembelajaran tertentu, misalakan behavioristik.

3.      Karakteristik sistem.

Menurut Edhi Sutanta (2003), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Karakteristik sistem mempunyai wilayahnya masing-masing sebagai unsur-unsur pembentuk sistem. Agar lebih memudahkan pemahaman menganai karakteristik sistem, berikut ini akan dideskripsikan mengenai sifat-sifat/karakteristik sebuah sistem, beserta wilayahnya masing-masing:

a.       Mempunyai komponen (components).

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyususnan sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak komponen sistem disebut sebagai subsistem.

b.      Mempunyai batas (boundary).

Batas sistem diperlukan untuk membedakan suatu sistem dengan sistem yang lain, tanpa adanya bata sistem maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem, abates sistm akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

c.       Mempunyai lingkungan (environments).

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem lingkungan sistem, dapat menguntungkan ataupun merugikan umumnya lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem sedangkan lingkunagn sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan.

d.      Mempunyai penghubung/antar muka (interface).

Penghubung (interface) merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Interface bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.

Sub-subsistem

Interface

Subsistem

Sistem

Lingkungan sistem

Bounda r y

 

Skema 4. Wilayah karakteistik sistem yang meliputi komponen. Batas sistem, lingkungan sistem, dan penghubung sistem.

Skema di atas menjelaskan mengenai bagaimana posisi (wilayah) keempat karakter tersebut berada, baik sebagai pembentuk sistem maupun bagaimana komposisi suatu sistem. Kesemuanya menyatakan keterhubungan yang tidak terputus. Dalam komponen sistem (subsistem) sangat dimungkinkan masih memiliki bagian komponen yang lebih kecil lagi (sub-subsistem). Baik sistem, subsistem, maupun sub-subsistem memiliki batasan dan interface. Fungsinya sebagai alur kerja sama dan sebagai pembatas diantaranya, agar tidak terjadi ketumpangtindihan peran dan fungsi, dan tidak terjadi pula penyimpangan-penyimpangan aturan (batasan) yang sudah ditetapkan. 

e.       Mempunyai masukan (input).

Masukan merupakan komponen sistem meliputi segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut, untuk menghasilkan keluaran yang berguna.

f.       Mempunyai pengolahan (processing).

Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.

g.      Mempunyai keluaran (output).

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

h.      Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal).

Dibangunnya suatu sistem pada dasarnya karena untuk mencapai suatu tujuan, atau meraih harapan-harapan tertentu. Sistem tanpa sasaran sama halnya tidak ada arah tujuan, tidak ada alasan yang melatarbelakangi mengapa diperlukan suatu sistem sebagi instrument mekanis untuk mewujudkan visi dan misi. Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem.

i.        Mempunyai kendali (control).

Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Oleh karena itu dibutuhkan adanya control. Kontrol ini bisa berwujud seperangkat aturan teknis dan segala tindakan nyatanya agar sistem berjalan sebagaimana mestinya.

j.        Mempunyai umpan balik (feed back).

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control system), untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.

KENDALI

Feed back

Output

input

proses

feedforward

 

Skema 5. Posisi komponen-komponen sistem, berkaitan dengan prinsip/cara kerja sistem.

Pada dasarnya, pencapaian sasaran sistem berangkat dari pencapaian sasaran oleh komponen sistem yang paling kecil. Bahkan sub-subsistem pun dimungkinkan masih memiliki bagian sub yang membentuknya. Prinsip/cara kerja sistem dilakukan secara mekanis bahkan untuk hal yang sangat detail.

Prinsip/cara kerja sistem mebentuk alur mekanis yang dimulai dari ketersediaan input – pemrosesan – dihasilkan output. Tidak berhenti sampai di sini, hasil (output) perlu diberikan umpan balik. Umpan balik ini meliputi tindakan-tindakan baik berupa analisis, filtering, koreksi, maupun penilaian terhadap output, yang nantinya dapat menjadi input kembali dalam berbagai wujudnya (bisa energy, materi, dan informasi). Feedforward, selain memiliki fungsi cross check terhadap input dan output, secara tidak langsung juga berfungsi sebagai sumber perolehan input dalam alur sistem lanjutan. Sistem harus memiliki kendali.

Kendali dalam hal ini berupa seperangkat aturan kerja, kebijakan sistem, hirearkhi pertanggung jawaban, serta pemimpin dalam berbagai tingkatan organisasi dalam sistem. Prinsip/cara kerja kendali, terjadi pada setiap alur mekanis sistem. Maksudnya agar sistem berjalan sebagaimana mestinya, tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan, mampu mencapai sasaran dalam berbagai tingkatan paling mikro sampai sasaran sistem dalam tingkat makro.